Юридическая сила скана договора и нюансы при его заключении через электронную почту

Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».

Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.

Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.

Общие требования к форме сделки

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

  • для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
  • договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

  1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
  2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Работа по сканам договора

Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

  1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
  2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
  3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении читайте здесь).

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

Второй способ предполагает последующий обмен бумажными оригиналами, поэтому формулировка может быть примерно такой:

«Договор заключается в следующем порядке:

1. Сторона 1 направляет Стороне 2 по электронной почте проект договора в виде электронного документа, что является офертой к заключению договора.

2. Акцептом Стороны 2 признается совокупность следующих действий:

2.1 направление подписанной с его стороны скан-копии договора в формате jpeg или pdf на адрес электронной почты Стороны 1;

2.2. последующее направление подписанного подлинника договора в адрес Стороны 1 посредством почтовой связи.

3. Сторона 2 обязана направить Стороне 1 подписанный экземпляр договора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения подлинника договора, подписанного Стороной 1.

4. При неисполнении Стороной 2 обязанности, предусмотренной пунктом 2.2 настоящего Договора, он считается подписанным по истечении 10 (десяти) календарных дней с момента получения Стороной 2 подлинника документа, подписанного со стороны Стороны 1».

Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.

Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.

Формулировка может быть такой:

«Договор заключается путем обмена Сторонами его скан-копиями по электронной почте в формате jpeg или pdf. Направленные таким образом документы считаются подписанными простой электронной подписью и признаются сторонами равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью сторон».

Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.

Тонкости использования электронной почты

При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.

Обмениваться сканами лучше всего с доменной почты. Это электронная почта, которая привязана к доменному имени сайта. Ее адрес имеет вид «логин@имя_сайта.ru».

Приобретение доменного имени — процедура официальная. Часто оно совпадает или сходно с фирменным наименованием компании, товарным знаком, коммерческим обозначением и т. д. Когда вы видите в строке отправителя доменную почту, у вас больше уверенности в том, что написал и отправил его именно сотрудник компании, которой принадлежит домен.

Случается, что в договоре прописан один адрес электронной почты, однако скан договора был отправлен с другого адреса того же домена. Даже в этом случае суд может признать договор заключенным.

Доменная почта при заключении договора

В 2015 году АС Поволжского округа рассматривал дело о взыскании пени за просрочку оплаты по договору поставки. Покупатель подал встречный иск о признании договора незаключенным.

Стороны обменивались договорами по электронной почты. Покупатель переписку не отрицал, но указал, что в договоре указаны иные адреса электронной почты. Поставщик должен был отправлять письма с адреса ivanov[@]himstalcon.ru. Но скан подписанного договора он отправил с другого адреса —  kosova[@]himstalkon.ru.

Суд установил, что оба адреса закреплены за сотрудниками поставщика и являются персональными адресами на домене компании.

«То обстоятельство, что часть такой переписки исходила с электронного адреса ivanov[@]himstalcon.ru, а часть с kosova[@]himstalkon.ru, не может служить основанием для признания договора незаключенным, как не соответствующим условиям договора, поскольку указанные адреса созданы на домене «@himstalkon.ru», принадлежащем истцу» (Постановление АС Поволжского округа от 27.10.2015 по делу № А57-15703/2014).

Если переписку ведет сотрудник компании с адреса, не указанного в договоре, у него должны быть полномочия на заключение договора. Поэтому попросите приложить еще и скан-копию доверенности. Иначе договор могут признать незаключенным, как в деле № А40-118301/2015.

Покупатель предъявил иск к поставщику о взыскании неустойки за то, что тот не поставил товар. Стороны обменивались документами по электронной почте. Договор предусматривал последующий обмен оригиналами, но этого сделано не было.

У сотрудника, который вел переписку от имени истца, не было полномочий на заключение договоров. Вдобавок между сторонами отсутствовало соглашение об электронном взаимодействии.

Из этого следует еще одна рекомендация: в договоре должно быть условие не только о его заключении по электронной почте, но и положение о допустимости обмена таким способом иными документами (счетами, актами, доп. соглашениями и т. д.)

Свой собственный сайт есть не у всех компаний и ИП. Поэтому переписку они ведут с адресов, зарегистрированных в общедоступных почтовых системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com и т. д.

Установить, кто вам пишет с этой почты, сложнее, но тоже возможно. Для этого может потребоваться компьютерно-техническая экспертиза или нотариально заверенный протокол осмотра доказательств.

Итак, правила использования электронной почты следующие:

  • рекомендуется вести переписку с доменной почты;
  • писать только с тех адресов и на те адреса, которые указаны в договоре;
  • у сотрудника, который ведет переписку по поводу заключения договора, должна быть доверенность на это.

Еще одна рекомендация — включить в текст договора в порядке ст. 431.2 ГК РФ заверения о том, что указанные адреса электронной почты действительно принадлежат каждой из сторон и они обязуются обеспечить конфиденциальность доступов к ним.

Тогда в случае спора суд скорее всего признает договор заключенным. Разумеется, если у него нет иных пороков, которые являются самостоятельным основанием для признания договора незаключенным (например, не согласованы все существенные условия). Момент заключения договора определяется по общим правилам ст. 433 ГК — когда оферент получит заявление об акцепте на указанную им в оферте электронную почту.

Если условия об электронном взаимодействии нет…

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.

Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.

Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.

Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.

Хотите знать больше? Подписывайтесь на мой Telegram-канал.

Оцените материал
( 27 оценок, среднее 4.7 из 5 )
Альберт Садыков/ автор статьи

Автор блога, юрист, руководитель контент-направления онлайн-школы для юристов «Lextorium», энтузиаст юридических наук

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями.
Юридический блог Альберта Садыкова
Комментарии: 22
  1. Любовь

    Спасибо за информативный материал

  2. Оля Гетман

    Спасибо за актуальную информацию! У меня агентский договор с ИП заключен посредством сканов в 2015 году. По договору была оплачена сумма на закупку товара. После заключения договора не увидела ни товара, ни денег. В договоре не указан срок, то есть срок до исполнения обязательств по договору. Изначально планировала подать в суд. Останавливало именно то, что договор заключен по электронной почте. Теперь вопрос в том, от чего считать срок исковой давности.

  3. Данил Сабиров

    Отличная статья, спасибо

  4. Леонид

    Альберт, а, если другая сторона договора, например, физическое лицо направило скан договора с адреса электронной почты, не принадлежащего этому лицу, или с адреса электронной почты, созданного на определённое время и для определённых целей?

  5. Лариса

    В процесс работы над контрактом о поставке спортивного оборудования меня попросили отправить последнюю страницу и спецификацию (скан) с печатью. Однако, найдя более выгодное предложение, мы отказались от контракта и выслали скан о прекращении контракта. Вправе ли сторона поставщика требовать от нас исполнения контракта ?

    1. Альберт Садыков (автор)

      Здравствуйте! Всё зависит от содержания контракта.

      Отказ будет действительным, если, во-первых, в контракте есть условия об электронном взаимодействии, во-вторых, в нем закреплено Ваше право на односторонний отказ и его порядок соблюден.

  6. Михаил

    Да,всё правильно, но только как дело дойдёт до суда, ТО СМОТРИТЕ ст.67 п.7 Гражданско-процессуальный кодекс РФ. Удачи вам,господа!

    1. Альберт Садыков (автор)

      Михаил, спасибо за дополнение.

  7. Светлана

    Добрый день.

    21 ноября 2019 года Мы подписали договор на оказание услуг и отправили по почте подписанный скан. Хотели оплатить, но по стечению обстоятельств Услуга нам стала не нужна и мы ничего не платили.

    В самом договоре сказано, что после авансового платежа, в течении 15 дней работа будет готова.

    26 декабря они звонят и говорят, что работу произвели и просят оплатить.

    А нам не надо.

    Актов приема-передачи мы не подписывали, работу им произведённую не видели.

    Юридически кто из нас прав?

    1. Альберт Садыков (автор)

      Тут хорошо бы разобраться, что в договоре сказано о порядке его заключения. И был ли скан договора с их стороны с их подписью. Потому что в первую очередь нужно понять, «а был ли мальчик» (в смысле — договор)?

  8. Ксения

    Альберт, спасибо за доступные и обоснованные разъяснения!

    1. Альберт Садыков (автор)

      Пожалуйста :-)

  9. Анна

    Здравствуйте!

    Правильно ли я понимаю, в случае, если турагент на удаленке заключает договор с туристом по электронной почте, ему нужно сделать доверенность на право заключения договора, где написано, например, имеет право :

    заключать договоры на оказание туристических услуг ,

    вести переписку и электронное подписание договора с туристом с личного адреса: ________,

    бронировать туристический продукт в системе туроператоров под логином и паролем ООО ____

    принимать оплату от туриста и оплачивать туристические услуги Туроператору

    В самом договоре же данные ООО, но переписка с личной почты агента.

    1. Альберт Садыков (автор)

      Да, нужна доверенность, чтобы не возникло впоследствии споров по поводу действительности договора.

      1. Анастасия

        А доверенность от кого? Если я ИП, являюсь турагентом, от кого мне нужна доверенность на предоставление всего вышеперечисленного списка?

        1. Альберт Садыков (автор)

          Если Вы сами подписываете договор, то вам доверенность не нужна. А если даете право подписи кому-то из своих работников, то ему понадобится доверенность от Вас.

  10. Сергей

    Привет, если сторона, оказывающая платные услуги, не подписала скан-договор, но услугу оказала, считается ли он действительным? С моей (принимающей услугу) стороны подписи есть.

    1. Альберт Садыков (автор)

      Я считаю, что да. Фактическое оказание услуги можно расценивать как акцепт (согласие на заключение договора).

  11. светлана

    здравствуйте, подскажите пожалуйста. НАМ поставщик поставил товар, но мы его не приняли, т.к. не соответствовал техзаданию. он сказал, что не сможет нам поставить требуемый товар. и подписал нам расторжение по соглашению и отправил скан подписанного документа на почту (это было утром). к обеду он значит передумал и пишет нам я отказываюсь. но мы за это время уже зарегистрировали расторжение в системе. сейчас он нас запугивает, требует чтоб мы приняли несоответствующий товар и оплатили. а у нас уже идет процедура со вторым участником аукциона. имеет ли этот его подписанный скан юридическую силу.

  12. Ринат

    Разумно написано. Редкое явление в интернете.

    Спасибо!

  13. Виктория

    Здравствуйте. Спасибо большое за статью! Скажите пожалуйста какой срок дается второй стороне на подписания скана договора? Я отослала скан договора с моей подписью клиенту, но клиент уже 5 дней не подписывает его и не выплачивает предоплату. Такой договор считается с моей стороны обязательствами или нет? Боюсь, что он его подпишите позже, а у меня в договоре прописаны сроки выполнения. Хочу отметить, что с этим клиентом уже я заключала договор раньше и с его стороны была постоянная задержка в подписании актов.

    1. Альберт Садыков (автор)

      Здравствуйте, Виктория! Тут действуют общие правила ГК о заключении договора и о сроке на акцепт (ст. 440, 441 ГК). Пока нет акцепта, нет и договора.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Нажимая на кнопку «Отправить комментарий», вы даете согласие на обработку персональных данных и принимаете Политику конфиденциальности. Комментарии модерируются, соблюдайте Правила комментирования. Юридические консультации в комментариях автор блога НЕ дает!